AVIS DE PROTECTION DES DONNÉES (DATA PROTECTION NOTICE)

1. INTRODUCTION

La S.A. Gernal, établie à 7780 Comines et inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro BE 0405-485-437, attache une grande importance à la collecte et au traitement sécurisés, transparents et confidentiels de vos données à caractère personnel. Nous souhaitons en particulier protéger les données de nos clients, sous-traitants et fournisseurs contre toute perte, fuite, erreur, accès non autorisé ou traitement illicite. Par la présente Data Protection Notice, nous souhaitons vous informer sur la collecte et le traitement de vos données personnelles. Nous vous demandons de lire attentivement cette Data Protection Notice, car elle contient des informations essentielles sur la manière dont vos données personnelles sont traitées et à quelles fins. En communiquant vos données personnelles, vous déclarez expressément avoir pris connaissance de cette Data Protection Notice et vous acceptez expressément son contenu ainsi que le traitement lui-même.

2. CHAMP D’APPLICATION

La présente Data Protection Notice s’applique à tous les services fournis par nos soins et, en général, à toutes les activités que nous exerçons.

3. RESPONSABLE DU TRAITEMENT ET SES ENGAGEMENTS

La S.A. Gernal, dont le siège social est situé à 7780 Comines et enregistrée sous le numéro d’entreprise BE 0405-485-437, est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Lors de la collecte et du traitement de vos données personnelles, nous respectons la réglementation belge relative à la protection des données personnelles, ainsi que le Règlement Général sur la Protection des Données (« RGPD ») depuis son entrée en vigueur le 25 mai 2018.

4. DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Selon vos activités et votre relation avec notre entreprise, vous nous communiquez les données personnelles suivantes : vos données d’identité et de contact (nom, civilité, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone et de GSM). Nous vous rappelons que vous êtes responsable de toutes les données que vous nous fournissez et que nous comptons sur leur exactitude. Si vos données ne sont plus à jour, nous vous prions de nous en informer par retour de courrier ou d’e-mail. Vous n’êtes pas obligé de communiquer vos données personnelles, mais vous comprenez que la prestation de certains services ou la collaboration devient impossible si vous ne consentez pas à leur collecte et à leur traitement.

5. FINALITÉS DU TRAITEMENT ET BASE JURIDIQUE

  • 5.1 Données des clients : Dans le cadre de nos services et activités, nous collectons et traitons les données d’identité et de contact de nos clients et donneurs d’ordre, de leur personnel, collaborateurs, préposés et autres personnes de contact utiles. Les finalités de ces traitements sont l’exécution des contrats avec nos clients, la gestion de la clientèle, la comptabilité et les activités de marketing direct telles que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les bases juridiques sont l’exécution du contrat, le respect d’obligations légales et réglementaires (telles que la déclaration de travaux 30bis) et/ou notre intérêt légitime.
  • 5.2 Données des fournisseurs et sous-traitants : Nous collectons et traitons les données d’identité et de contact de nos fournisseurs et sous-traitants, ainsi que de leurs éventuels (sous-)traitants, de leur personnel, collaborateurs, préposés et autres personnes de contact utiles. Les finalités de ces traitements sont l’exécution du contrat, la gestion des fournisseurs/sous-traitants, la comptabilité et les activités de marketing direct. Les bases juridiques sont l’exécution du contrat, le respect d’obligations légales et réglementaires et/ou notre intérêt légitime (comme pour le marketing direct). Pour le marketing direct par e-mail (tel qu’une newsletter ou une invitation à des événements), l’autorisation préalable sera toujours demandée et pourra être retirée à tout moment.
  • 5.3 Données du personnel : Nous traitons les données personnelles de nos employés dans le cadre de la gestion de notre personnel et de la gestion de la paie.
  • 5.4 Autres données : Outre les données des clients, fournisseurs/sous-traitants et du personnel, nous traitons également les données personnelles de tiers, tels que de futurs clients/prospects potentiels, des contacts utiles au sein de notre secteur, des contacts de réseau, des contacts d’experts, etc. Les finalités de ces traitements sont dans l’intérêt de nos activités, le marketing direct et les relations publiques. La base juridique est notre intérêt légitime ou, dans certains cas, l’exécution d’un contrat.

6. DURÉE DU TRAITEMENT

Les données personnelles sont conservées et traitées par nos soins pendant la période nécessaire en fonction des finalités du traitement et de la relation (contractuelle ou non) que nous entretenons avec vous. Les données des clients, fournisseurs ou sous-traitants seront dans tous les cas supprimées de nos systèmes après un délai de 10 ans à compter de la fin du contrat ou du projet, sauf en ce qui concerne les données personnelles que nous devons conserver plus longtemps sur la base d’une législation spécifique ou en cas de litige en cours pour lequel ces données restent nécessaires.

7. VOS DROITS

Conformément et sous les conditions de la législation belge sur la protection de la vie privée et des dispositions du RGPD, nous vous informons que vous disposez des droits suivants :

  • Droit d’accès et de consultation : Vous avez le droit d’avoir connaissance gratuitement des données que nous détenons à votre sujet et de vérifier à quelles fins elles sont utilisées.
  • Droit de rectification : Vous avez le droit d’obtenir la rectification (correction) de vos données personnelles inexactes, ainsi que de compléter des données incomplètes.
  • Droit à l’effacement ou à la limitation : Vous avez le droit de nous demander d’effacer vos données personnelles ou d’en limiter le traitement dans les conditions prévues par le RGPD. Nous pouvons refuser l’effacement ou la limitation de toute donnée personnelle qui nous est nécessaire pour remplir une obligation légale, exécuter le contrat ou poursuivre notre intérêt légitime, et ce aussi longtemps que ces données sont nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
  • Droit à la portabilité des données : Vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable du traitement.
  • Droit d’opposition : Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des motifs sérieux et légitimes. Veuillez toutefois noter que vous ne pouvez pas vous opposer au traitement des données personnelles qui nous sont nécessaires pour l’exécution d’une obligation légale, l’exécution du contrat ou notre intérêt légitime.
  • Droit de retrait du consentement : Si le traitement est fondé sur votre consentement préalable, vous avez le droit de le retirer. Ces données ne seront alors traitées que si nous disposons d’une autre base juridique.
  • Décisions automatisées et profilage : Nous confirmons que le traitement des données personnelles n’inclut pas de profilage et que vous ne faites pas l’objet de décisions entièrement automatisées.

Vous pouvez exercer ces droits en vous adressant au dirigeant de la S.A. Gernal au +32 56/55.95.55 ou par e-mail à info@gernal.be.

Si vous estimez que vos droits ont été violés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de :

Autorité de protection des données (anciennement Commission de la protection de la vie privée)
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
Tél. 02 274 48 00 — Fax 02 274 48 35
E-mail : commission@privacycommission.be

Vous pouvez également vous adresser au tribunal compétent si vous estimez subir un préjudice du fait du traitement de vos données.

8. TRANSMISSION À DES TIERS

Certaines données personnelles collectées seront transmises et éventuellement traitées par des prestataires de services tiers, tels que notre fournisseur informatique, notre comptable, etc. Il est possible qu’un ou plusieurs de ces tiers soient situés en dehors de l’Espace Économique Européen (« EEE »). Les données ne seront transférées vers des pays tiers que si un niveau de protection adéquat est garanti.
Les employés et représentants de ces prestataires sont tenus de respecter la confidentialité de vos données. Si nécessaire, vos données pourraient également être transmises dans le cadre d’une réorganisation d’entreprise, d’un transfert d’activités ou d’une faillite, ou encore en vertu d’une injonction judiciaire. Nous ne vendrons et ne mettrons en aucun cas vos données à la disposition d’agences de marketing direct sans votre accord préalable.

9. MESURES TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour traiter vos données selon un niveau de sécurité adéquat et les protéger contre la destruction, la perte, la falsification ou l’accès non autorisé. La société ne peut en aucun cas être tenue responsable des dommages directs ou indirects découlant d’une utilisation incorrecte ou illicite des données par un tiers.

10. ACCÈS PAR DES TIERS

Aux fins du traitement de vos données, nous accordons l’accès à nos employés, collaborateurs et préposés. Nous garantissons un niveau de protection similaire en imposant des obligations contractuelles comparables à la présente Data Protection Notice.

11. DES QUESTIONS ?

Si vous avez d’autres questions concernant la collecte et le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter la S.A. Gernal par courrier à Kazernenweg 12-14, 7780 COMINES ou par e-mail à info@gernal.be.